Senest ajourført 16-05.2018.
Denne politik beskriver, hvilke personoplysninger, vi indsamler om besøgende på skolens hjemmeside, kommende og nuværende elever og deres forældre samt andre eksterne samarbejdspartnere. Den beskriver også, hvordan vi håndterer oplysningerne, hvem de deles med og hvornår de bliver slettet igen.
Politikken skal opfylde kravene til oplysning om behandling af personoplysninger i EU’s Forordning om beskyttelse af persondata (GDPR) 2016/679 af 27. april 2016, som er trådt i kraft 25. maj 2018, samt lov om persondata (Reference indsættes når loven er vedtaget).
Ladelund Efterskole
Ladelundvej 75, 6600 Vejen
Tlf. nr. 7538 1006
Mail: postkassen@ladelundefterskole.dk
Hjemmeside: www.ladelundefterskole.dk
CVR. Nr. 25346025
Hvis du har spørgsmål til persondatapolitikken, kan du rette henvendelse til:
Steffen Bendix Pedersen
Forstander
Tlf. nr. 7538 1006
Mail: postkassen@ladelundefterskole.dk
Afhængig af, om du blot besøger vores hjemmeside, overvejer at søge om optagelse som elev, eller er optaget som elev, behandler vi forskellige oplysninger om dig og eventuelt dine forældre.
Skolens lovgivningsmæssige hjemmel for at behandle oplysningerne er lov om efterskoler, jf. Lovbekendtgørelse 94 af 08/02 2018 og de hertil knyttede love, som fx lov om folkeskolen, lov om social service, m.fl.
Behandlingen af personoplysninger sker på baggrunden af forordningens artikel 6 (almindelige oplysninger), artikel 9 (følsomme oplysninger) og artikel 87 (cpr.nr.).
Vi sender nyhedsbreve ud X gange om året. Hvis du skriver dig op til vores nyhedsbrev, gemmer vi din e-mail-adresse og navn og adresse Vi bruger ikke din e-mail til andre formål og videregiver den ikke til andre.
Hvis du tilmelder dig venteliste til kommende skoleår, behandler vi følgende oplysninger om dig: navn, adresse, telefonnummer, e-mail, nuværende skole, interesse, linje og andet du skriver til os.
Vi sletter alle oplysninger om ansøgere, som ikke optages, ved afslutningen af det pågældende skoleår. Vi gemmer oplysningerne om ansøgere på venteliste i det indeværende skoleår med henblik på at kunne tilbyde en plads, hvis andre ansøgere falder fra. Hvis du ikke ønsker at stå på venteliste til det aktuelle skoleår, beder vi dig give kontoret besked om dette.
Når en elev ansøger om optagelse på skolen, indsamler vi følgende oplysninger: NAVN, ADRESSE, TELEFONNR., E-MAIL, ALDER, KØN, KLASSETRIN, NAVN PÅ NUVÆRENDE SKOLE, ØNSKER OM LINJEFAG/FOKUSFAG, BETALINGSOPLYSNINGER, TØJSTØRRELSE, ETC.
Vi spørger også til, om der er særlige helbredsoplysninger, vi skal kende til. Det kan fx være allergier i forbindelse med kost, medicinkrævende sygdomme eller andre forhold, der skal tages særligt hensyn til. Indsamlingen af disse oplysninger sker med henvisning til GDPR artikel 9 litra a). Det vil sige, at du skal give samtykke til, at vi behandler oplysningerne.
Vi skal også bruge CPR-nr. af hensyn til indberetning til Undervisningsministeriet i forbindelse med tilskud og elevstøtte, samt Danmarks Statistik i forbindelse med lovpligtig uddannelsesstatistik.
Når du er optaget som elev og går på skolen, indsamler vi desuden følgende oplysninger om dig under dit ophold på skolen: karakterer, sygefravær, andet fravær, wi-fi, UNI-login, mv.
Vi tager billeder og sommetider video fra offentlige arrangementer og begivenheder på skolen. Disse billeder bruger vi til at synliggøre skolens hverdag og undervisningstilbud. Herunder kan vi bruge billeder i markedsføringsøjemed. Det vil sige på trykte brochurer, på skolens hjemmeside, og på skolens profil på sociale medier. Ved optagelsen beder vi nye elever om samtykke til at offentliggøre billeder, hvor elever kan genkendes.
I det omfang, vi tager portrætbilleder, herunder klassebilleder eller skolefotos, beder vi om samtykke til at offentliggøre dem på intra.
Når en elev søger om optagelse på Ladelund Efterskole indsamler vi følgende almindelige oplysninger om forældremyndighedsindehavere og eventuel samlever: NAVN, ADRESSE, TLF, E-MAIL, STILLING, ARBEJDSPLADS OG KONTAKTTELEFON.
Desuden indsamler vi CPR.-nr. og indkomstoplysninger i året to år forud for kursusstart til brug for beregning af statslig elevstøtte, jf. elevstøttebekendtgørelse nr. 429 af 10/05/2011. Se også pkt. 4 nedenfor.
Endelig behandler vi betalingsoplysninger til brug for administration af betalingen for efterskoleopholdet.
Vi bruger cookies på hjemmesiden til at styre login samt indsamle webstatistik. En cookie er en tekstfil, der sendes fra vores server til din browser og lagres på din computers harddisk eller dit mobile device. Cookies gør, at du mere effekt og nemmere kan bruge hjemmesiden. Cookies kan genkende din computer ved tilbagevendende besøg og de kan ikke indeholde virus. Vi behandler ikke oplysninger om brugeradfærd på en måde, der kan kobles til enkeltpersoner og der er ingen personlige oplysninger gemt i vores cookies Du kan vælge at sige nej til cookies, men så vil hjemmesiden ikke fungere optimalt.
3.6 Så lang tid opbevares cookies
Cookies sletter sig selv efter et vist antal måneder (kan variere), men de fornyes efter hvert besøg.
3.7 Sådan sletter du cookies
Se vejledning her: http://minecookies.org/cookiehandtering
3.8 Sådan undgår jeg cookies?
Hvis du ikke ønsker at modtage cookies kan du blokere dem. Se vejledning her: http://minecookies.org/cookiehandtering.
3.9 Cookies anvendt på www.Ladelundefterskole.dk
__utma, __utmb, __utmc, __utmz
Navn: Google Analytics
Levetid: __utma – 2 år, __utmb – 30 minutter, __utmc – 30 minutter , __utmz – 6 måneder
Anvendes til anonym trafikanalyse.
Læs mere om her: http://www.google.com/intl/en/policies/privacy/
Iflg. GDPR Artikel 14, skal vi oplyse om, hvilke oplysninger, vi indsamler om vores elever og forældre hos andre. Vi indsamler først oplysninger hos andre, når personen er optaget som elev på skolen. Vi beder om samtykke til at indhente oplysningerne i overensstemmelse med artikel 13.
For at give eleven den bedste start og den bedste trivsel og for at sikre det bedste udgangspunkt for pædagogisk planlægning på vores skole, indhenter vi oplysninger fra nuværende og/eller forrige skole og hvis relevant, hos PPR. Det drejer sig om uddannelsesplan, karakterer fra AFP9.
Hvis en elev aktuelt eller tidligere har været indstillet til støtte ved Pædagogisk-psykologisk rådgivning i hjemkommunen, indhenter vi også denne vurdering. Elev og forældre skal give samtykke hertil.
Forældre til kommende elever og evt. samlever skal oplyse CPR-nr. med henblik på indhentelse af indkomstoplysninger til brug for beregning af statslig elevstøtte.
Indkomstoplysningerne hentes af SU-styrelsen på vegne af Styrelsen for Undervisning og Kvalitet og sker ved direkte træk i SKATs registre.
Indkomstoplysningerne beregnes på baggrund af årsopgørelse fra året to år forud for datoen for kursusstart.
Alle de oplysninger, vi behandler om elever, er nødvendige for at vi kan drive skolen og yde den nødvendige service og omsorg for hver enkelt.
De fleste almindelige oplysninger samt cpr-nr. indgår i skolens økonomiske administration. Det er oplysninger, vi deler med Undervisningsministeriet i forbindelse med indberetning af tilskud, elevstøtte og udarbejdelse af regnskab.
Evt. samlevers cpr-nr. og indkomstoplysninger anvendes til beregning af statslig elevstøtte
Det er kun skolens administrative medarbejdere, der har adgang til oplysninger om indkomst og økonomi.
Den pædagogiske administration omfatter fx indskrivning på hold, linjefag og herunder udarbejdelse af opgaver, evalueringer, mv.
Vores uddannelsesvejleder behandler følgende oplysninger om elever i forbindelse med udarbejdelse af lovpligtige uddannelsesplaner og indberetning på optagelse.dk
Skolens leder har adgang til alle oplysninger om elever. Kun de relevante medarbejdere fx faglærer, kontaktlærer, har adgang til oplysninger om hver elevs klasse og hold elev.
For de elever, som aflægger folkeskolens afgangsprøve i 9. eller 10. klasse hos os, er vi forpligtet til at opbevare prøvebeviserne uendeligt.
Som nævnt i pkt. 4.2. og 5.1. deles oplysninger i forbindelse med skolens administration med de relevante myndigheder i det omfang, vi er lovgivningsmæssigt forpligtet hertil.
Vi bruger UNI-Login til skoleintra (Viggo) samt til log-in på en række platforme for digitale undervisningsmidler. Vores leverandører her omfatter Materialeplatformen, Gyldendal, Matematikbanken, Clio.
Personoplysninger knyttet til UNI-Login er: Navn, klassetrin, alder, skolenavn, e-mail.
Vi har underskrevet databehandleraftaler med alle udbydere, der anvender Uni-login. De har forpligtet sig til at tage behørige forholdsregler til beskyttelse af persondata om vores elever. I enkelte tilfælde overføres data til servere i tredjelande.
Alle interesserede kan henvende sig til skolens administration for gennemsyn af databehandleraftaler.
Vi bruger desuden UVM´s nationaltrivlsel.dk som skolens elevtrivselsundersøgelse.
Ved studierejser, deler vi personoplysninger om dig med rejsearrangøren. Disse oplysninger omfatter [navn, adresse, køn, alder, pasnummer, forsikringsforhold, statsborgerskab, rejsedatoer og betalingsoplysninger]
Når eleven forlader skolen, sletter vi senest ved årsskiftet alle oplysninger, som ikke er nødvendige at bevare af hensyn til dokumentation i forbindelse med regnskabsaflæggelsen, jf. regnskabsbekendtgørelsen.
Oplysninger til brug for regnskabsaflæggelsen slettes fem år efter afslutningen af det pågældende regnskabsår. Disse oplysninger omfatter: Navn, klassetrin, cpr-nr., antal ugers aktivitet på efterskole, betalingsoplysninger i forbindelse med efterskoleopholdet.
Oplysninger om personer på venteliste til det aktuelle skoleår slettes senest ved årsskiftet i skoleåret.
Oplysninger om besøgende på vores hjemmeside slettes senest. Cookies sletter sig selv efter et vist antal måneder (kan variere), men de fornyes efter hvert besøg.
Afgangsprøvebeviser opbevares uendeligt, jf. pkt. 5.1.
Som registreret har du ret til at få indsigt i de personoplysninger, som vi behandler om dig. Ved at skrive til os (på ovenstående adresse – se under pkt.1) kan du anmode om indsigt i de Personoplysninger, som vi har registreret om dig, herunder de formål, som oplysningerne er indsamlet til. Vi vil efterkomme din indsigtsanmodning så hurtigt som muligt.
Skolen tage et gebyr for dette arbejde på 10 kr, dog maximalt 200 kr.
Du kan også logge ind på skoleintra: www/https://ladelundefterskole.viggo.dk tilgå din profil under mine oplysninger. Her vil også fremgå de stamoplysninger, som vi har registreret om dig.
Du har ret til at anmode om korrektion, supplerende behandling, sletning eller blokering af de personoplysninger, vi behandler om dig. Vi vil efterkomme din anmodning så hurtigt som muligt, i det omfang det er nødvendigt. Hvis vi ikke kan imødekomme din anmodning, kontakter vi dig.
Du har under særlige omstændigheder ret til at få begrænset behandlingen af dine personlige oplysninger. Kontakt os venligst, hvis du ønsker en begrænsning af behandlingen af dine personoplysninger.
Du har ret til at bede os om ikke at behandle dine personlige oplysninger i de tilfælde, hvor behandlingen er baseret på artikel 6, stk. 1 (e) (opgave i samfundets interesse eller offentlig myndighedsudøvelse) eller artikel 6, stk. 1 (f) (legitim interesse). Du kan til enhver tid udøve retten til indsigelse ved at kontakte os.
Hvis Behandlingen af personoplysninger er baseret på samtykke, har du til enhver tid ret til at trække dit samtykke tilbage. Din tilbagetrækning påvirker ikke lovligheden af den Behandling, der blev gennemført, før du trak dit samtykke tilbage. Kontakt os venligst, hvis du ønsker at tilbagekalde dit samtykke. Du skal være opmærksom på, at det i nogle tilfælde kan medføre, at du ikke kan fortsætte som elev på skolen, hvis vi fx ikke må behandle oplysninger om dit helbred eller behov for faglig støtte, mv.
Datatilsynet, Borgergade 28, 5. sal, 1300 København K., telefon 3319 3200, e-mail: dt@datatilsynet.dk